Instruções Normativas

REVOGADA PELA INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA PROPLAN / PROGRAD Nº 005, DE 09 DE NOVEMBRO DE 2016.

LOGO: BRASIL

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Universidade Federal da Fronteira Sul
Pró-Reitoria de Planejamento

INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA PROPLAN / PROGRAD Nº 003, DE 29 DE JULHO DE 2016.

 

Dispõe sobre procedimentos de recebimento de material bibliográfico por doação

 

OS PRÓ-REITORES DE PLANEJAMENTO e DE GRADUAÇÃO, em exercício, da Universidade Federal da Fronteira Sul, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer normas para o recebimento de material bibliográfico por doação de particulares ou pessoas jurídicas.

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa consideram-se os seguintes conceitos e definições:

I - Aquisição: ação formal em que se funda a transmissão de propriedade;

II - Avaliação: análise quanto a pertinência do aceite do recebimento de material bibliográfico pela UFFS observadas:

a) Avaliação acadêmica: para determinar a importância informativa, histórica e artística do material bibliográfico a ser recebido;

b) Avaliação técnica: para diagnosticar, a partir do levantamento de itens e características, as condições do material bibliográfico a ser recebido no que tange à sua organização, ao seu armazenamento, ao seu estado de conservação.

III - Doação: entrada de material bibliográfico resultante da cessão gratuita e voluntária de propriedade feita por uma entidade coletiva, pessoa ou família;

Art. 3º As avaliações acadêmica e técnica serão realizadas observando os critérios dispostos no Anexo I.

Art. 4º Não serão aceitas cópias, apostilas, folders institucionais, dentre outros materiais que não se identificam com os objetivos da biblioteca da UFFS.

Art. 5º No ato do recebimento do material bibliográfico o setor recebedor deverá formalizar o recebimento da doação pelo preenchimento do Termo de Doação com relação do material (Anexo II).

Parágrafo único. Quando o doador for desconhecido, o termo de doação será emitido em nome de quem realizar a entrega no setor.

Art. 6º Cabe à biblioteca do campus realizar a avaliação das condições físicas e a pertinência do material bibliográfico recebido por doação.

Art. 7º Os materiais bibliográficos que não forem aprovados nas análises serão devolvidos ao doador ou destinados à Biblioteca Pública da cidade do campus.

Art. 8º Os materiais bibliográficos aprovados pelas análises deverão ter seu valor de mercado determinado com base na consulta em sítios especializados da internet.

§1º No caso de material utilizado deverá ser adotado o valor determinado pela média do maior e do menor valor, preferencialmente consultado no sítio www.estantevirtual.com.br.

§2º No caso de materiais novos deverá ser utilizado o valor de venda do livro no sítio da editora.

Art. 9º A biblioteca do campus enviará mensalmente o material bibliográfico com o(s) termo(s) de doação preenchido(s) para a Divisão de Bibliotecas da Pró-Reitoria de Graduação.

Art. 10. Cabe à Divisão de Bibliotecas:

I - Receber os documentos de doação e executar os procedimentos técnicos necessários à incorporação dos materiais no acervo e registro no sistema Pergamum;

II - Cadastrar os Termos de Doação no Sistema de Gestão de Processos de Documentos (SGPD), utilizando o documento “Termo”, com a classe 041.13;

III - Enviar mensalmente os documentos de doações recebidos, juntamente com o relatório de registro no Pergamum, para a Diretoria de Contabilidade.

Art. 11. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de publicação.

CHARLES ALBINO SCHULTZ
O Pró-Reitor de Planejamento
DERLAN TROMBETTA
Pró-Reitor de Graduação em exercício
ANEXO I

CRITÉRIOS PARA RECEBIMENTO E SELEÇÃO DE DOAÇÕES

ANEXO II

TERMO DE DOAÇÃO

 

(Original assinado)

 
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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Universidade Federal da Fronteira Sul
Pró-Reitoria de Planejamento

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 004, DE 26 DE JULHO DE 2016.

 

Dispõe sobre o controle dos serviços de postagem e remessa de correspondências e encomendas pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos.

 

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, EM EXERCÍCIO, no uso de suas atribuições legais, considerando contrato celebrado entre a Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) e a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), que dispõe sobre os critérios para postagem e remessa de correspondências;

RESOLVE:

Art. 1º Atribuir aos setores da UFFS que utilizam os serviços de correios oferecidos pela ECT, a responsabilidade de controlar as modalidades de postagem, optando sempre pelo serviço alternativo ou menos oneroso, asseguradas a segurança e os prazos de entrega.

Art. 2º As unidades administrativas autorizadas a realizar expedição de correspondências via correios receberão um número de cartão de postagem e senha de acesso ao sistema SIGEP WEB.

Art. 3º Para efeito desta Instrução Normativa, consideram-se os seguintes tipos de serviços e os procedimentos de utilização:

I - Carta comercial simples é o serviço de envio de documentos, com peso máximo de 500 g (quinhentos gramas), utilizado exclusivamente para a remessa de documentos e correspondências que não necessitem de procedimentos especiais de celeridade ou comprovação da remessa, entrega ou recebimento;

II - Carta comercial registrada é o serviço de envio não urgente de documentos com peso máximo de 500 g (quinhentos gramas), utilizado exclusivamente nos casos em que não haja o requisito de celeridade na tramitação do documento ou correspondência, mas que por sua natureza ou necessidade legal, para atestar a data do recebimento, bem como da remessa e entrega, seja necessário que a correspondência transite pelo correio;

III - Telegrama é o serviço que permite encaminhamento de mensagens urgentes em âmbito nacional e internacional, que será cadastrado no SIGEP WEB pelos setores autorizados;

IV - Encomenda PAC é o serviço de encomenda de uso preferencial na UFFS, da linha econômica da ECT para o envio exclusivo de encomendas/mercadorias com pacotes com peso superior a 500 g (quinhentos gramas) e com limite de 30 kg (trinta quilos), que não demanda de urgência, com garantia de entrega de 3 (três) a 8 (oito) dias úteis entre capitais;

V - Encomenda SEDEX é o serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos ou encomendas utilizado exclusivamente para remessas consideradas urgentes, que requeiram, por seu trato ou solução, maior celeridade do que a tramitação rotineira, ou ainda, que devam ser examinadas ou decididas com absoluta prioridade em relação aos demais;

Parágrafo único. A utilização do serviço de Aviso de Recebimento (AR) como adicional aos demais serviços fica restrita aos casos de exigência legal em que haja necessidade de comprovante de recebimento e ao trânsito de documentos de grande importância, definidos como aqueles que, em caso de extravio, possam causar um grande prejuízo, principalmente pela impossibilidade de substituição.

Art. 4º O serviço de LOGÍSTICA REVERSA será utilizado para casos de devolução de encomendas as quais sejam de interesse da UFFS.

Parágrafo único. Quando for necessário o uso deste, solicitar pelo e-mail Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo. com os dados previstos no Anexo I.

Art. 5º O Serviço de Expedição e Protocolo (SEP) da reitoria e os protocolos dos campi não se responsabilizam pelos casos de extravio, violação ou danos a correspondências particulares.

§1º As correspondências de caráter particular deverão contemplar, preferencialmente, a aquisição de livros e ou materiais didáticos para aprimoramento de conhecimentos e não poderão ultrapassar o peso máximo de 5 kg (cinco quilos), nem possuir medidas de comprimento, altura e largura superior a 30 cm (trinta centímetros).

§2º As encomendas e/ou correspondências particulares recebidas pelos SEPs devem ser retiradas pessoalmente pelo destinatário.

§3º É vedado o encaminhamento de correspondências e/ou encomendas particulares por malote a qualquer unidade.

§4º Nos casos em que o destinatário seja desconhecido, não integre o quadro de servidores da UFFS, tenha sido redistribuído ou removido, a correspondência ou encomenda será devolvida à empresa de Correios e/ou transportadora com as devidas informações sobre o motivo da devolução.

§5º Correspondências e/ou encomendas que contemplem materiais ilícitos, armas, bebidas alcoólicas, objetos perfurantes/cortantes, substâncias tóxicas ou que não atendam às especificações do §1º deste artigo não serão recebidos pelo SEP da Reitoria e pelos protocolos dos campi.

Art. 6º Os setores da UFFS que não utilizam o sistema SIGEP e necessitam dos serviços dos Correios sob interesse da Universidade, deverão entregar as correspondências nos respectivos SEPs acompanhadas da Guia de Remessa de Correspondências e Volumes (Anexo II), atendendo os seguintes critérios:

I - Estar autorizada e devidamente assinada pela chefia imediata;

II - Estar preenchida integralmente e de forma legível (preferencialmente em programa editável) com justificativa e conteúdo, detalhando o serviço solicitado e contendo o nome e endereço completo do destinatário;

III - Os documentos deverão ser encaminhados em um envelope em branco devidamente fechado com cola, para que a etiqueta com o endereço seja inserida pelos SEPs no sistema SIGEP do correios.

Art. 7º É de responsabilidade dos SEPs e das unidades administrativas autorizadas que expedem correspondências via SIGEP, a utilização, o controle, a guarda e o envio das guias de remessa de correspondências e volumes, das Pré Listas de Postagem (PLP) e dos comprovantes dos correios, bem como a guarda, arquivamento e o preenchimento das listagens para eliminação dos ARs devolvidos pelos correios e assinados pelo recebedor das correspondências enviadas.

Art. 8º Cabe aos SEPs dos campi enviar ao SEP-Reitoria no início de cada mês subsequente, as cópias das PLPs geradas pelo sistema SIGEP, a remessa mensal dos extratos individuais dos correios com as respectivas guias de remessa para a conferência da fatura mensal.

Parágrafo único. O documento deve ser cadastrado no SGPD, conforme orientações no Anexo III.

Art. 9º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

DADOS PARA AUTORIZAÇÃO DE LOGÍSTICA REVERSA

ANEXO II

GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIAS E VOLUMES AOS CORREIOS

ANEXO III

DADOS PARA CADASTRO DE DOCUMENTO NO SGPD

LIANDRO PEDRO LUFT

(Original assinado)

 
LOGO: BRASIL

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Universidade Federal da Fronteira Sul
Pró-Reitoria de Planejamento

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 003, DE 14 DE JULHO DE 2016.

 

Dispõe sobre os procedimentos de gerenciamento de documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos – SGPD, da Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS.

 

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL no uso de suas atribuições legais,

a) considerando a Portaria nº 660/GR/UFFS/2012, de 19 de junho de 2012;

b) considerando o §2º do Art. 216 da Constituição Federal de 1988;

c) considerando o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

d) considerando o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei nº. 12.527, de 18 de novembro de 2011;

e) considerando a Resolução nº 13/2016 - CONSUNI, de 15 de junho de 2016;

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer o Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD) como sistema de gerenciamento de documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS).

Art. 2º Cabe à unidade encarregada pela gestão dos documentos arquivísticos realizar no Sistema: alteração de meio de produção de documento, setor de abertura/origem, interessado, classe, resumo de classe de processos e documentos, município/campus; aprovação e cadastro de novos tipos de documentos; cadastro de classes e temporalidade; e controle da passagem das fases de guarda dos documentos (da fase corrente para intermediária, da fase intermediária para permanente, e destinação - eliminação ou guarda permanente).

Art. 3º É vedada a alteração do meio de tramitação (Circular, Expedido, Interno, Recebido) e o tipo de documento (Comunicado, Memorando, Ofício, etc.) depois de realizado o cadastro do documento.

Art. 4º O uso do SGPD para cadastro e tramitação dos documentos na UFFS é obrigatório.

Art. 5º Os serviços de protocolo são responsáveis pela abertura de documentos externos e autuação de processos administrativos.

Parágrafo único. O cadastro de documentos de interesse individual do servidor é de sua responsabilidade.

Art. 6º O cadastro de documentos no SGPD deve observar a escolha da classe relativa ao assunto do documento de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS.

§1º A unidade responsável pela gestão dos documentos arquivísticos da UFFS é a instância de suporte para soluções de dúvidas sobre o código correto a ser utilizado na classificação dos documentos.

§2º Apenas as classes e/ou subclasses com temporalidade definida permitem a classificação de documentos.

§3º Ao cadastrar documento que será distribuído na forma circular, é obrigatória a marcação da opção “Documento - Circular”, pois o documento não será distribuído se for cadastrado como interno, expedido ou recebido.

§4º Por medida de economicidade, o documento cadastrado como “circular” deverá ser criado em uma via original única (assinada), que será arquivada no setor de origem, sendo a cópia digitalizada distribuída para os setores de destino.

§5º Ao cadastrar documentos no Sistema, é obrigatória a marcação de documentos/processos como em meio físico, no caso dos documentos originais serem totalmente físicos, e híbrido, quando os documentos originais forem parte em meio físico e parte em meio nato digital.

Art. 7º Todos os documentos originais físicos devem ser assinados, sendo as demais vias consideradas cópias.

§1º Os documentos elaborados fisicamente devem ser assinados e obrigatoriamente digitalizados e inseridos no SGPD para tramitação.

§2º Deve-se evitar a produção de documentos em duas vias ou fotocópias do documento original.

Art. 8º O recebimento dos documentos na fila de trabalho do Sistema somente deve ser realizado depois que o documento original impresso e assinado chegar ao setor, com exceção do documento circular.

Art. 9º É necessário fornecer o maior número possível de informações no resumo do assunto (Resumo da classe), ao cadastrar os documentos no SGPD, de modo a facilitar a compreensão e a identificação do assunto tratado no documento.

Art. 10. Ao realizar o encaminhamento de documentos e processos, no campo destinado ao despacho de encaminhamento, informar um resumo do teor do documento que está sendo tramitado.

Art. 11. Ao realizar o arquivamento de documentos e processos, no campo destinado ao despacho de arquivamento, informar o motivo pelo qual o documento está sendo arquivado.

Art. 12. Ao cadastrar documentos que requeiram restrição de acesso (informações de cunho pessoal, referentes à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas), deve-se proceder a marcação da opção Controle de Acesso como “Sigiloso”, observando o disposto nos Art. 55 ao Art. 62 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 que regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso a informação.

Parágrafo único. Ao verificar que o documento ou processo a ser cadastrado no SGPD contém informação sigilosa, observar o Capítulo V do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que trata sobre a classificação de informações em grau de sigilo, contatando o responsável pelo Grupo de Trabalho constituído através da Portaria nº 203/GR/UFFS/2012 para implantar a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011) na UFFS, que providenciará a restrição de acesso.

Art. 13. Para fins de tramitação do documento físico no SGPD, o comprovante de cadastro de documento não deve ser impresso.

Parágrafo único. Somente devem ser impressos os Termos de Abertura e de Encaminhamento, que devem ser encaminhados junto com o documento original ao setor de destino.

Art. 14. Os termos gerados pelo SGPD devem ser juntados aos documentos físicos na ordem em que aparecem no sistema para tramitação.

§1º O primeiro termo a constar no processo deve ser o Termo de Abertura de documento, seguido pelo documento e o Termo de Encaminhamento.

§2º A sequência correta dos documentos físicos a serem encaminhados deve ser verificada na aba "Peças".

§3º O Termo de Arquivamento é a última peça a constar no documento físico.

Art. 15. O cadastro de Remetentes, de Destinatários e de Interessados é permitido a qualquer usuário do Sistema.

Parágrafo único. Os nomes das pessoas físicas e jurídicas devem ser registradas com todas as letras maiúsculas.

Art. 16. A Unidade encarregada pela gestão dos documentos arquivísticos da UFFS manterá publicado em seu sítio um manual de “Procedimentos de Gerenciamento de Documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos - SGPD” que disporá de recomendações específicas aos usuários do SGPD.

Art. 17. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

CHARLES ALBINO SCHULTZ

(Original assinado)

 
LOGO: BRASIL

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Universidade Federal da Fronteira Sul
Pró-Reitoria de Planejamento

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 002/PROPLAN/UFFS/2016

 

Revoga a Instrução Normativa nº 001/2014 – PROPLAN, de 03 de setembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos normativos para a concessão de diárias e passagens no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul.

 

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, no uso de suas atribuições legais, considerando a Portaria nº 0009/GR/UFFS/2016, de 04 de janeiro de 2016 e a Instrução Normativa nº 22 da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, de 04 de maio de 2016,

RESOLVE:

Art. 1º Revogar a Instrução Normativa nº 001/2014 - PROPLAN, de 03 de setembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos normativos para a concessão de diárias e passagens no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul.

Art. 2º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Chapecó, 17 de maio de 2016

CHARLES ALBINO SCHULTZ

(Original assinado)

 

Instruções Normativas

INSTRUÇÕES NORMATIVAS DA PROPLAN

 

 

2016

Instrução Normativa Nº 005, de 30 de agosto de 2016.

Assunto: Dispõe sobre os procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito da Universidade   Federal da Fronteira Sul

Anexo I - Manual de procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo da UFFS.

Anexo II - Manual de procedimentos de serviço de malote da UFFS.

________________________________________________________________________________________________________

2012

Instrução Normativa 001/2012 - PROPLAN

Assunto: Dispõe sobre procedimentos relativos à criação e publicação de nomenclaturas e siglas no âmbito da UFFS.

Anexo I - Formulário
Anexo II - Siglas UFFS

____________________________________________________________________________________________

2013


Instrução Normativa 001/2013-PROPLAN - REVOGADA PELA IN 003/2013

 

Instrução Normativa 002/2013 - PROPLAN 

Assunto: Dispõe sobre os procedimentos que os Centros de Custos, no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul, devem adotar para planejamento, execução, remanejamento e limite suplementar de diárias e passagens.

Anexo I - Formulário para Execução

Anexo II - Formulário para Solicitação de Remanejamento

Anexo III - Fluxo Diária e Passagens - Planejamento

Anexo IV - Fluxo Diárias e Passagens - Execução

Anexo V - Fluxo Diárias e Passagens - Solicitação de Remanejamento

Anexo VI - Fluxo Diárias e Passagens - Limite Suplementar

Anexo VII - Formulário para Limite Suplementar

 

 

Instrução Normativa 003/2013 - PROPLAN

Assunto: Dispõe sobre os procedimentos relativos à criação de estruturas/setores/assessorias administrativas no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul.

Anexo I - Formulário

Anexo II - Fluxo

 

Instrução Normativa 004/2013 - PROPLAN

Assunto: Dispõe sobre normas e procedimentos gerais referente aos Convênios, Acordos e Ajustes congêneres da Universidade Federal da Fronteira Sul.

Anexo I - Manual Técnico de Convênios

____________________________________________________________________________________________

2014

Instrução Normativa 001/2014 - PROPLAN REVOGADA

Assunto: Dispõe  sobre  os  procedimentos  normativos para  a concessão de diárias e passagens no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul.        

Anexo I - Microrregiões Geográficas

Anexo II - Requisição de Viagem

Anexo III - Requisição de Passagens Rodoviárias

Anexo IV - Requisição de Passagens Aéreas

Anexo V - Nota técnica e Currículo Resumido

Anexo VI - Relatório de Viagem

Anexo VII - Relatório de Atividades em Viagem

____________________________________________________________________________________________

INSTRUÇÕES NORMATIVAS CONJUNTAS

 

2013

Instrução Normativa Conjunta 002/2013 - PROAD/PROPLAN

 

2014

Instrução Normativa Conjunta 001/2014 - PROAD/PROPLAN


2015

Instrução Normativa Conjunta PROPLAN/PROAD Nº 002, de 29 de setembro de 2015

 

2016

Instrução Normativa Conjunta PROPLAN / PROAD Nº 004, de 09 de setembro de 2016.

Assunto: Estabelece os prazos para solicitação de empenho no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul.

 

Instrução Normativa Conjunta PROPLAN / PROGRAD Nº 005, de 09 de novembro de 2016.

Assunto: Dispõe sobre procedimentos para o recebimento de material bibliográfico por doação.

Anexo I - Critérios para recebimento e seleção de doações

Anexo II - Termo de Doação

 

    

 


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