Departamento de Gestão Documental

O Departamento de Gestão Documental - DGDOC é responsável por desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na UFFS , visando à eficiência administrativa, a agilização dos fluxos informacionais e a preservação da memória institucional. Têm por finalidade normatizar os procedimentos e garantir a preservação e a difusão do patrimônio documental, além de propor, adequar e elaborar os instrumentos para sua gestão; visando fornecer informações e/ou documentos de caráter probatório ou informativos, necessários às atividades da instituição.

O DGDOC além de orientar os setores administrativos na produção, classificação e conservação dos documentos, atua também na avaliação de documentos dando suporte à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, grupo multidisciplinar encarregado por definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da UFFS, visando a identificação daqueles destinados à guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Integram a estrutura do Departamento de Gestão Documental, o Serviço de Expedição e Protocolo - SEP, que controla e normatiza os procedimentos gerais das atividades de protocolo, o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI e o Serviço de Arquivo Permanente - SEAP, que são responsáveis por gerenciar a transferência e o recolhimento de documentos para o Arquivo Intermediário e o Arquivo Permanente da UFFS, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

 

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O cadastro de documentos e processos administrativos deve ser realizado no Sistema de Gestão de Processos e Documentos - SGPD, que controla o cadastro, a tramitação e o arquivamento de documentos e processos, e permite a consulta posterior da documentação, conforme informações disponíveis na Resolução nº 13/CONSUNI/2016, que estabeleceu a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS e na Instrução Normativa nº 003/PROPLAN/2016, que dispõe sobre os procedimentos de gerenciamento de Documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos - SGPD .

A solicitação de acesso de novos servidores ao Sistema SGPD deve ser formalizada junto à Diretoria de Sistemas, pelo e-mail: Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo. . Informações podem ser obtidas pelos telefones (49) 2049-2620 ou 2049-2621.

A solicitação de empréstimo de processos arquivados no DGDOC deve ser formalizada através do e-mail: Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo. ou Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo. , e a retirada/devolução dos processos físicos é realizada somente em mãos na Sala 1-1-01 ou 1-1-03 pelo servidor que solicitou o empréstimo.

 

Atendimento: de segunda à sexta-feira, das 8h as 12:00h e das 13:00 as 17:00h

Endereço: Avenida Fernando Machado, 108 E, Centro, Chapecó/SC, Salas 1-1-01, 1-1-03 e 1-1-09

Telefones: (49) 2049-3194, (49) 2049-3195, (49) 2049-3196 e (49) 2049-3703

Correio eletrônico: Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.

 
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